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ACCES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Publié dans INFOS GENERALES

Article complété le 30/04/2015

 

Toute personne, sans distinction de nationalité ni justification d’un intérêt à agir, a le droit de demander la communication d’un document administratif ne mettant personne en cause. Les règles d’exercice de ce droit ont été définies et codifiées par la CADA (Commission d’Accès aux Documents Administratifs).

 

L’exercice du droit d’accès

Il est important de bien identifier le document souhaité et de formuler, par écrit ou par mel, une demande claire et précise à l’administration qui le détient (services de l’Etat, collectivités locales, etc…). Les modalités de communication sont au choix du demandeur (consultation gratuite sur place, copie papier ou support électronique…). Les frais de copie peuvent être mis à la charge du demandeur, sans toutefois excéder le coût de revient. L’administration a un mois pour répondre à une demande ; faute de quoi le silence est regardé comme une décision implicite de refus de communication. S’il s’agit d’un dossier médical de moins de 5 ans, le délai est de 8 jours et de 2 mois si le dossier a plus de 5 ans.

 

L’étendue du droit d’accès

Le droit d’accès s’applique à tous les documents, quels qu’en soient la forme et le support, que produisent les autorités administratives, mais aussi aux documents qu’elles reçoivent des personnes privées. La loi s’impose à toutes les autorités publiques et aux organismes privés chargés d’une mission de service public pour les documents liés à cette mission. Les demandes d’accès doivent porter sur des documents existants ; c’est pourquoi la loi ne permet pas d’obtenir une réponse à une demande de renseignement ou de faire établir un document à son attention.

Pour préserver la sérénité de l’action de l’administration et limiter les contraintes que lui impose le droit d’accès, la loi ne lui fait pas obligation de communiquer des documents qui sont :

 

           –         inachevés, c’est-à-dire en cours d’élaboration

           –         préparatoires à une décision tant que celle-ci n’est pas prise

           –         diffusés publiquement

 

Les administrations ne sont pas tenues de répondre à des demandes manifestement abusives par leur volume ou leur fréquence et formulées dans l’intention d’entraver l’activité des services. Les documents qui contiennent des informations sur des personnes physiques ne peuvent être communiqués qu’aux intéressés ou à leurs mandataires afin de préserver le secret médical et le secret de la vie privée. Les informations qui révèlent le comportement d’une personne et dont la divulgation pourrait lui nuire, ne peuvent pas être communiquées aux tiers. Pour préserver la confidentialité des informations protégées, l’administration peut communiquer un document en occultant certains passages.

 

Les modalités pratiques d’exercice du droit d’accès

La formulation par écrit d’une demande peut être recommandée mais ne peut pas être exigée. De même, le demandeur n’a pas à faire état d’une qualité particulière ni à préciser les motifs de sa demande. Une demande tendant à la communication systématique de documents, s’analyse commune une demande d’abonnement, irrecevable au regard des dispositions de la loi du 17 juillet 1978 qui ne prévoit que la communication des documents administratifs existants.

C’est en principe au demandeur que revient le choix du mode de communication. La loi prévoit trois modes d’accès aux documents administratifs : la consultation gratuite sur place, la reproduction aux frais de la personne qui les sollicite et l’envoi par courrier électronique et sans frais. Toutefois, le choix revient à l’administration si le demandeur n’a pas précisé le mode souhaité. La prise de photographie n’est ni prévue ni exclue par les textes. L’administration n’est donc pas tenue d’y faire droit.

 

L’administration peut aménager l’accès aux documents administratifs

La liberté de choix du demandeur s’exerce dans la limite des possibilités techniques de l’administration. Ainsi le demandeur ne peut pas exiger la délivrance d’une copie sur un support ou dans un format différent de celui utilisé par l’administration.

Le mode de communication choisi ne doit pas nuire à la préservation et à la bonne conservation du document : dans certains cas la consultation est préférable à la copie ou au contraire la consultation risque d’endommager le document. En cas de demande de simple consultation, l’administration peut définir des horaires d’accès ou organiser des rendez-vous entre ses services et les demandeurs.

Les modalités de consultation sur place, et notamment la présence d’un agent communal, relèvent des pouvoirs d’organisation de l’administration. Celle-ci a la possibilité d’étaler la communication dans le temps afin qu’elle reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services, notamment dans le cas des petites communes.

Les précautions prises par l’administration ne doivent pas entraver la liberté d’accès. Ainsi la circonstance d’un contexte contentieux, ou qu’une procédure soit engagée devant les tribunaux ne suffit pas à justifier un refus de communication.

 

Quand et comment saisir la CADA ?

La CADA peut être saisie par lettre simple, sans qu’il y ait besoin de motiver la demande ou la saisine. Le délai de recours est de 2 mois après la réception d’une lettre de refus. Toutefois, si l’administration n’a pas précisé dans sa réponse les voies et délais de recours, le délai de 2 mois n’est pas opposable au demandeur. Il est recommandé de rappeler, brièvement, le contexte dans le quel s’inscrivent la demande et la nature des documents demandés. A défaut, la demande pourrait être regardée comme irrecevable, car trop imprécise.

 

 

Commission d’Accès aux Documents Administratifs

35, rue Saint-Dominique

75700  PARIS 07 SP

Tél. : 01 42 75 79 99

Fax : 01 42 75 80 70

Et dans notre commune ?

Un formulaire de demande est à votre disposition en mairie. Le cas échéant, une réponse vous sera apportée dans le délai réglementaire d’1 mois.

 

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